FAQ – Vacaturebank

vormgever social media VCA (002)

Hier vind je oplossingen voor vragen en problemen die je tegen kan komen bij het gebruiken van onze nieuwe vacaturebank. Kom je er alsnog niet uit of staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op, we helpen je graag.

Aanmelden (nieuwe) organisatie en inloggen portaal

Vanuit VCA is er een gebruikersnaam en wachtwoord gemaild naar de contactpersoon.
Meld je aan via onze website. Als je organisatie wordt goedgekeurd ontvang je een inlog.
Je hebt een e-mail gehad met je gebruikersnaam. De titel van de e-mail is: inloggegevens Vrijwilligers Centrale Amsterdam. De gebruikersnaam eindigt altijd op @vca.login.
Werken je met meerdere collega's in het account? Check eerst bij één van hen, aangezien er één gezamenlijk wachtwoord is. Je kunt altijd een nieuw wachtwoord aanmaken door te klikken op 'wachtwoord vergeten' op de website https://vrijwilligerswerk.force.com/s/login/ NB. Vergeet niet je collega's te informeren wat het nieuwe wachtwoord is, als je het account deelt met anderen.
Er zijn hiervoor verschillende mogelijkheden: 1) Eén gebruikersnaam en één wachtwoord voor iedereen die vacatures wil plaatsen (er is dan wel één e-mailadres van waaruit de vacatures geplaatst worden, maar sollicitaties kunnen per vacature binnenkomen bij een andere contactpersoon). Dit zou je kunnen doen als er binnen de organisatie een e-mailadres wordt gebruikt als info@... 2) Maak per locatie of onderdeel van de organisatie een aparte suborganisatie aan. Elke suborganisatie heeft dan één eigen inlog. De contactpersonen van de suborganisatie kunnen dan vacatures plaatsen en krijgen ook de sollicitaties binnen op dat centrale e-mailadres en hun eigen mailadres. 3) Extra contactpersonen toevoegen aan een vacature, echter er is telkens maar 1 contactpersoon met inloggegevens per organisatie of suborganisatie, alleen die kan dus de vacatures plaatsen. De andere contactpersonen zonder eigen inloggegevens van de organisatie of suborganisatie krijgt wel de sollicitaties binnen, net als de contactpersoon met inloggegevens (er is maar 1 contactpersoon met inloggegevens per organisatie of suborganisatie).
Als je wil kunnen we voor een bepaalde afdeling of locatie een aparte inlog maken. Die staat dan los van alle andere gebruikers. Dit is vooral handig als een afdeling of locatie een eigen vrijwilligers coördinator heeft. Dit kunnen wij voor jullie in orde maken. Neem contact met ons op via helpdesk@vca.nu of 020-5301220.
Log in en klik dan op 'onze organisatie'. Door te klikken op de pennetjes achter een veld kun je dit aanpassen.

Vacatures plaatsen en bewerken

Log in, ga naar ‘onze vacatures’ en klik daarna op ‘Maak nieuwe vacature’. Geef de functie een naam en kies de contactpersoon. Klik op de volgende pagina de vakjes aan die van toepassing zijn en vul de velden in. Geef in het daaropvolgende veld aan wat voor vrijwilliger je zoekt. Let op: om de vacature te kunnen terugzien op de vacaturebank moet de status op OPEN staan en de vacature op GEPUBLICEERD. Als het goed is, komt er een rode button met ‘status aanduiden als voltooid(e)’, als je daar op klikt dan staat de status op ‘open’. Daarna komt een scherm waar je de begin- en einddatum van de publicatie kunt aangeven. Je kunt checken of de status op ‘open’ en ‘gepubliceerd’ staat onder ‘onze vacatures’. Nog niet? Klik op de desbetreffende vacature, daar kun je de status zetten op ‘open’. Ook kun je daar de start- en einddatum van PUBLICATIE invullen. Nieuwe vacatures zijn niet meteen zichtbaar. Er kan enige tijd tussen zitten voor je klus op de voorkant van de vacaturebank te zien is.
In de toolkit voor organisaties vind je de handleiding en de instructie Format vrijwilligersvacatures. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een goede vacature maakt.
Ja! Ook van een andere organisatie. Klik de bestaande vacature open via ‘onze vacatures’ en klik op ‘klonen’. Pas aan wat nodig is. En klik tot slot op opslaan. Vergeet niet de nieuwe functie een andere naam te geven!
De status moet op 'open' staan en de vacature op 'gepubliceerd'. Je kunt checken of de status op ‘open’ staat en of de vacature gepubliceerd is (doordat er een vinkje staat) bij de vacature onder ‘onze vacatures’. Als de status nog niet op open staat of gepubliceerd, dan kun je dit aanpassen via: ‘onze vacatures’ en daar te klikken op de desbetreffende vacature. Daar kun je de status zetten op ‘open’. Ook kun je daar de start- en einddatum van PUBLICATIE invullen. Na publicatie kan het even duren voordat je de vacature op de vacaturebank ziet. Op vaste momenten ververst de site zich en dan zijn nieuwe klussen en wijzigingen pas zichtbaar.
Ga naar 'onze vacatures' en klik, achter de vacature die je wilt bewerken, op het pijltje naar beneden. Klik op 'bewerken' en pas aan wat nodig is. Druk tot slot op opslaan.
Verander dan 'recente weergegeven' in 'alle'. Tip: Met de pin naast de weergave kun je de gewenste weergave vastzetten.
Natuurlijk. Wanneer je hulp wilt bij het vertalen van een vacature naar het Engels, neem dan contact met ons op. Wij vertalen 'm voor je en zetten hem meteen online. Contact ons via amsterdam@vca.nu of 020-5301220.
Ga naar 'onze vacatures' en klik, achter de vacature die je offline wil zetten, op het pijltje naar beneden. Klik op 'bewerken' en zet de status op 'gesloten'. Je kunt hem op deze manier ook weer open zetten als dat weer nodig is.
Het toevoegen van een contactpersoon is eenvoudig: ga naar ‘ons team’ en klik op ‘contactpersoon toevoegen’. Vul de gegevens in en de persoon staat erbij. Let op: Per organisatie is er maar één inlog. Maar per inlogaccount kunnen er wel meerdere contactpersonen voor een vacature zijn. Per vacature kun je kiezen wie hier de contactpersoon moet zijn. Als er iemand op een vacature reageert, dan gaat er een mailbericht naar de contactpersoon van de vacature én naar het hoofdmailadres dat aan jullie organisatie is gekoppeld. Zo kan de sollicitatie niet gemist worden.
Ga naar 'ons team', daar zie je de contactpersonen. Klik op de naam van de contactpersoon die je wilt wijzigen. Door op de pijltjes te klikken achter het veld dat je wilt wijzigen, kun je de informatie daar wijzigen.
Als er iemand op een vacature reageert, dan gaat er een mailbericht naar de contactpersoon van de vacature én naar het hoofdmailadres dat aan jullie organisatie is gekoppeld. Zo kan de sollicitatie niet gemist worden.
Dat kan alleen als er maar één contactpersoon is binnen de organisatie.

Sollicitaties verwerken

Als er iemand solliciteert op jullie vacature dan krijgt de contactpersoon een email hierover. Klik op de link in de e-mail om te weten wie er gesolliciteerd heeft (je kunt ook naar het organisatieportaal van de vacaturebank gaan en dan naar 'onze sollicitaties').
Als je met je muis op ‘naam’ klikt, dan zie je al iets meer details: zoals motivatie. Als je op ‘[naam] bij contactpersoon’ gaat staan (en niet klikt), dan zie je daar ook een telefoonnummer en e-mailadres van de sollicitant. Je kunt zo rechtstreeks contact opnemen. Ook kun je een e-mail naar de sollicitant sturen via ons systeem, ga dan terug naar 'onze sollicitaties'. Houd per sollicitant bij wat de status is (onder 'onze sollicitaties' en dan 'volgende stap'). Als je wil dat er ook een bericht hiervan naar de vrijwilliger gestuurd wordt, vink dan de optie ‘e-mail kandidaat’ aan en vervolgens ‘Opslaan en mail versturen’. Als de sollicitant is aangenomen, dan wijzig je de status in 'opdracht aangenomen'. Zo zie je in de lijst wie er uiteindelijk is begonnen.
Zo heb je in één oogopslag helder wat de status is van jouw sollicitanten. Ook voor VCA is het fijn om te zien of de sollicitanten op een passende vrijwilligersplek terecht komen.
Vraag advies aan een van onze organisatieadviseurs. Je vindt de contactgegevens hier.

Veranderingen t.o.v. vorige vacaturebank

Om verbeteringen door te voeren op het gebied van klantvriendelijkheid voor organisaties en vrijwilligers kunnen makkelijker solliciteren.
Organisaties kunnen makkelijker een vacature plaatsen en ook kopiëren/klonen. Vrijwilligers kunnen makkelijker solliciteren.
Je kunt geen gebruik meer maken van credits. Dus topvacatures en banners plaatsen is niet meer mogelijk. Er wordt ook (voorlopig) niet meer iedere maandag een mail naar vrijwilligers gestuurd met nieuwe vacatures. En een eigen vacaturepagina per organisatie zit er voorlopig niet in.

Vragen?

Neem contact met ons op via helpdesk@vca.nu of 020-5301220.