• Nederlands
    • English

FAQ – Vacaturebank

vormgever social media VCA (002)

Hier vind je oplossingen voor vragen en problemen die je tegen kan komen bij het gebruiken van onze nieuwe vacaturebank. Kom je er alsnog niet uit of staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op, we helpen je graag.

Aanmelden (nieuwe) organisatie en inloggen portaal

Meld je aan via onze website. Als je organisatie wordt goedgekeurd ontvang je een inlog.
Dat gaat via: Inloggen op de vacaturebank
Je hebt een e-mail gehad met je gebruikersnaam. De titel van de e-mail is: inloggegevens Vrijwilligers Centrale Amsterdam. De gebruikersnaam eindigt altijd op @vca.login
Werken jullie met meerdere collega's in het account? Check eerst bij één van hen, aangezien er één gezamenlijk wachtwoord is.Je kunt altijd een nieuw wachtwoord aanmaken door te klikken op 'wachtwoord vergeten' op de website https://vrijwilligerswerk.force.com/s/login/ Er gaat dan een mail naar het mailadres van de ingevoerde contactpersoon (of het algemene e-mailadres) met een tijdelijk wachtwoord.NB. Vergeet niet je collega's te informeren wat het nieuwe wachtwoord is, als je het account deelt met anderen.

Er zijn verschillende manieren om vacatures binnen een organisatie te beheren:

  • Eén account voor de hele organisatie
    De organisatie gebruikt één gebruikersnaam en wachtwoord om vacatures te plaatsen. Dit is handig als er een centraal e-mailadres wordt gebruikt, zoals info@organisatie.nl. Sollicitaties kunnen wel bij verschillende contactpersonen terechtkomen.
  • Extra contactpersonen toevoegen
    Aan een vacature kunnen meerdere contactpersonen worden gekoppeld. Er is echter altijd maar één contactpersoon met inloggegevens die vacatures kan plaatsen. Alle gekoppelde contactpersonen ontvangen wel de sollicitaties.
Als je wil kunnen we voor een bepaalde afdeling of locatie een aparte inlog maken. Die staat dan los van alle andere gebruikers. Dit is vooral handig als een afdeling of locatie een eigen vrijwilligers coördinator heeft.

Dit kunnen wij voor jullie in orde maken. Neem contact met ons op via helpdesk@vca.nu of 020-5301220.

Log in op het organisatieportaal en klik dan op 'onze organisatie'. Door te klikken op de pennetjes achter een veld kun je het aanpassen.
Wij adviseren om bestaande contactpersonen of e-mailadressen niet zelf te wijzigen.. Waarom niet?

Per organisatie is er één inlogaccount. Binnen dit account kunnen wel meerdere contactpersonen worden toegevoegd. Deze contactpersonen beheer je via 'Ons team'.

Per vacature kan een andere contactpersoon worden gekoppeld. Wanneer iemand reageert op een vacature, wordt de sollicitatie verstuurd naar zowel de contactpersoon van de vacature als naar het algemene contactpersoon van de organisatie. Zo verkleinen we de kans dat een sollicitatie wordt gemist.

Wil je een nieuwe contactpersoon toevoegen? Ga dan naar 'Ons team' en klik op 'Contactpersoon toevoegen'. Vul de gegevens in en sla deze op. De nieuwe contactpersoon kan vervolgens aan vacatures worden gekoppeld.

Daarom adviseren wij om bestaande contactpersonen of e-mailadressen niet zelf te wijzigen. In de praktijk leidt dit regelmatig tot problemen, bijvoorbeeld doordat sollicitaties bij de verkeerde persoon terechtkomen of vacatures gekoppeld blijven aan oude gegevens.

Moet een contactpersoon worden vervangen? Voeg dan eerst een nieuwe contactpersoon toe en neem daarna contact op met onze helpdesk. Wij zetten de bestaande vacatures over naar de juiste contactpersoon en verwijderen vervolgens de oude contactpersoon. Op deze manier blijven alle vacatures en sollicitaties correct gekoppeld.

Heb je vragen of wil je een contactpersoon laten vervangen? Neem dan contact op met onze helpdesk via 020 530 12 20.

Vacatures plaatsen en bewerken

Een nieuwe vacature plaatsen

  1. Klik bovenaan de website op 'Onze vacatures'.
  2. Klik daarna op 'Maak nieuwe vacature'.
  3. Geef de vacature een naam en kies de juiste contactpersoon.
  4. Vul de gevraagde gegevens in en vink de velden aan die van toepassing zijn.
  5. Vul de promotietekst en de omschrijving van de vacature volledig in. Deze velden zijn nodig om de vacature goed te kunnen tonen op de vacaturebank.
  6. Geef aan naar wat voor vrijwilliger je op zoek bent.

Vacature publiceren

Om de vacature zichtbaar te maken op de vacaturebank moet de status op 'Open' staan en moet de vacature zijn gepubliceerd.

Na het invullen van de vacature kun je de status aanpassen naar 'Open'. Vul daarna de begin- en einddatum van de publicatie in.

Je controleert de status via 'Onze vacatures'. Een gepubliceerde vacature herken je aan het vinkje. Staat de vacature nog niet op 'Open' of is deze nog niet gepubliceerd? Klik dan op de vacature en pas de status en publicatiegegevens aan.

Hulp bij het maken van een goede vrijwilligersvacature

Een goede vacature zorgt ervoor dat de juiste vrijwilligers zich aangesproken voelen. In onze toolkit voor organisaties vind je de handleiding 'Hoe maak je de beste vrijwilligersvacature?' en het Format vrijwilligersvacatures. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een duidelijke en aantrekkelijke vrijwilligersvacature maakt.

Kom je er niet uit? Gebruik dan gerust AI als hulpmiddel om je tekst te verbeteren of inspiratie op te doen. Let er wel op dat de vacature altijd past bij jouw organisatie en de vrijwilligers die je zoekt.

Heb je hulp nodig of wil je sparren over je vacature? Neem dan contact op met één van onze adviseurs. Zij helpen je graag verder.

Ja! Klik de bestaande vacature open via ‘onze vacatures’ en klik op ‘klonen’. Pas aan wat nodig is. En klik tot slot op opslaan.

Vergeet niet de oude vacature te sluiten als deze nieuwe versie die vervangt.

Vacature zichtbaar maken op de vacaturebank

Om een vacature zichtbaar te maken op de vacaturebank moet de status op 'Open' staan en moet de vacature zijn gepubliceerd.

Controleer dit via 'Onze vacatures'. Een gepubliceerde vacature herken je aan het vinkje.

Status of publicatie aanpassen

Staat de vacature nog niet op 'Open' of is deze nog niet gepubliceerd? Klik dan via 'Onze vacatures' op de betreffende vacature. Hier kun je de status aanpassen naar 'Open' en de start- en einddatum van de publicatie invullen.

Let op: zichtbaarheid op de vacaturebank

Na publicatie kan het even duren voordat de vacature zichtbaar is op de vacaturebank. De website wordt op vaste momenten vernieuwd; nieuwe vacatures en wijzigingen worden daarna zichtbaar.

Ga naar 'onze vacatures' en klik, achter de vacature die je wilt aanpassen, op het pijltje naar beneden. Klik op 'bewerken'. Er opent zich een nieuw scherm. Kleine tekstvakken maak je groter door rechtsonder de schuine streepjes te selecteren met je muis en naar beneden te slepen. Pas de tekst aan, je kunt html codes gebruiken (tip: vraag ai voor aangepaste tekst met codes) als je wilt.

Druk tot slot op opslaan.

Ga in het portaal naar 'onze vacatures'. Bovenaan staat Open/ gesloten. Daaronder staat de weergave optie. Je kunt hier kiezen voor 4 opties dmv het pijltje naar beneden aan te klikken. De opties zijn - Mijn vacatures (ik ben contactpersoon) - Onze gesloten vacatures - Onze open vacatures - Recent weergegeven

Kies de weergave die je nodig hebt.

Tip: Met de pin naast de weergave kun je de gewenste weergave vastzetten.

Natuurlijk. Wanneer je hulp wilt bij het vertalen van een vacature naar het Engels, neem dan contact met ons op. Wij vertalen 'm voor je en zetten hem meteen online.

Contact ons via amsterdam@vca.nu of 020-5301220.

Ga naar 'onze vacatures' en klik, achter de vacature die je offline wil zetten, op het pijltje naar beneden. Klik op 'bewerken' en zet de status op 'gesloten'.

Je kunt hem op deze manier ook weer open zetten als dat weer nodig is.

Het toevoegen van een contactpersoon is eenvoudig: ga naar ‘ons team’ en klik op ‘contactpersoon toevoegen’. Vul de gegevens in en de persoon staat erbij.Let op: Per organisatie is er maar één inlog. Maar per inlogaccount kunnen er wel meerdere contactpersonen voor een vacature zijn. Per vacature kun je kiezen wie hier de contactpersoon moet zijn. Als er iemand op een vacature reageert, dan gaat er een mailbericht naar de contactpersoon van de vacature én naar het hoofdmailadres dat aan jullie organisatie is gekoppeld. Zo kan de sollicitatie niet gemist worden.
Ga naar 'ons team', daar zie je de contactpersonen. Klik op de naam van de contactpersoon die je wilt wijzigen. Door op de pijltjes te klikken achter het veld dat je wilt wijzigen, kun je de informatie daar wijzigen.
Als er iemand op een vacature reageert, dan gaat er een mailbericht naar de contactpersoon van de vacature én naar het hoofdmailadres dat aan jullie organisatie is gekoppeld. Zo kan de sollicitatie niet gemist worden.
Dat kan alleen als er maar één contactpersoon is binnen de organisatie.

Sollicitaties verwerken

Als er iemand solliciteert op jullie vacature dan krijgen zowel de contactpersoon van de organisatie als de contactpersoon van de vacature een email hierover.

Klik op de link in de e-mail om te weten wie er gesolliciteerd heeft (je kunt ook naar het organisatieportaal van de vacaturebank gaan en dan naar 'onze sollicitaties').

Sollicitaties bekijken en opvolgen

  1. Ga naar 'Onze sollicitaties' om de binnengekomen reacties te bekijken.
  2. Beweeg met je muis over de naam van de sollicitant om extra informatie te zien, zoals de motivatie.
  3. Beweeg met je muis over '[naam] bij contactpersoon' (niet aanklikken). Je ziet dan het telefoonnummer en e-mailadres van de sollicitant.
  4. Neem zelf contact op met de sollicitant via je eigen e-mailadres of telefoonnummer. Mailen vanuit het systeem is niet meer mogelijk.

Status van sollicitaties bijhouden

Houd de voortgang van iedere sollicitant bij via 'Onze sollicitaties' en kies vervolgens 'Volgende stap'. Zo houd je overzicht van de status van alle reacties.

Heeft iemand de vrijwilligersfunctie gekregen? Wijzig de status dan naar 'Opdracht aangenomen'. Zo zie je eenvoudig welke sollicitanten uiteindelijk zijn gestart.

Zo heb je in één oogopslag helder wat de status is van jouw sollicitanten. Ook voor VCA is het fijn om te zien of de sollicitanten op een passende vrijwilligersplek terecht komen.
Vraag advies aan een van onze organisatieadviseurs. Je vindt de contactgegevens hier. . Of maak van je vacature een TopVacature, zie Hoe je dat doet, lees je hier

Wat is een TopVacature?

Een TopVacature is een vrijwilligersvacature die extra zichtbaar wordt gemaakt op onze vacaturebank. Deze vacatures staan op opvallende plekken, waardoor ze sneller worden gezien door vrijwilligers.

TopVacatures zijn 14 dagen extra zichtbaar en worden daarna automatisch weer opgenomen in de reguliere vacaturelijst. Organisaties kunnen via het organisatieportaal eenvoudig een TopVacature aanvragen.

Meer informatie over TopVacatures vind je op: www.vca.nu/topvacatures

Vragen?

Staat het antwoord op je vraag er niet tussen? Of heb je een andere vraag. Je kunt natuurlijk de Handleiding Vacaturebank voor Organisaties raadplegen. Of neem contact met ons op via helpdesk@vca.nu of 020-5301220.




Nieuwsbrief


Contact

Kom je er niet uit? Bel of mail Petra Kok
T 020-5301220  |  p.kok@vca.nu

Petra Kok werkt voor:
- Hoofdkantoor Vrijwilligers Centrale Amsterdam (VCA)

Afgedrukt van https://www.vca.nu/faq/