Slim omgaan met geld in je vereniging of stichting: praktische tips

Hoewel contant geld nog steeds een rol speelt bij veel stichtingen en verenigingen, zijn er tegenwoordig veel manieren om je financiële administratie overzichtelijk, veilig en efficiënt te houden. Hieronder vind je praktische tips. 

1. Bancair werken en kasbeheer

• Doe zoveel mogelijk bancair, vermijd contant geld.
• Tel de kas altijd samen met een tweede persoon, zowel aan het begin als het einde van een activiteit. Beide zetten een paraaf bij het bedrag.
• Voor kleine uitgaven kan een anonieme bankpas handig zijn; het saldo bepaal je zelf en bonnetjes kun je eenvoudig via een app opslaan

2. Mandaten en besluitvorming

• Maak duidelijke afspraken in het bestuur over wie wat mag beslissen.
• Bijvoorbeeld: persoon X mag uitgaven tot bedrag Y doen voor aanschaf van spullen Z.
• De penningmeester controleert en bonnetjes worden altijd overlegd.
• Houd rekening met de balans tussen risico en werkdruk: onder een bepaald bedrag kan een eenvoudige regeling volstaan, boven een bepaald bedrag extra controle of goedkeuring.

3. Begroting en onvoorziene kosten

• Een begroting geeft vooraf inzicht in de financiële situatie. Kleine afwijkingen zijn normaal; leg dit uit in het verslag.
• Reserveer 5% voor onvoorziene kosten in doorlopende zaken en 10% in projecten.
• Specificaties van kosten zijn handig bij het opstellen van de begroting, maar hoeven niet in de subsidieaanvraag te staan.
• Voorbeeld: 12 avonden huur à €100 → totaal €1200.

4. Monitoring en rapportage

• Vergelijk bij tussentijdse rapportages altijd gelijke periodes (bijvoorbeeld 5 maanden begroting vs. 5 maanden werkelijkheid).
• Draai bij grotere bedragen of veel geldstromen een tussenbalans per kwartaal en bespreek dit met het hele bestuur.
• Maak een prognose voor de resterende maanden om inzicht te krijgen in het eindresultaat.
• Bespreek minimaal 3 keer per jaar de financiële rapportages, inclusief begroting en jaarrekening.
• Stel banklimieten in zodat betalingen boven een bepaald bedrag twee goedkeuringen vereisen.

5. Declaraties

• Laat declaraties van de penningmeester en voorzitter altijd door een tweede persoon tekenen.
• Maak duidelijke afspraken over welke kosten wel en niet gedeclareerd mogen worden.

6. Investeringen en afschrijvingen

• Producten met een aanschafwaarde boven €1000 moeten worden afgeschreven.
• Bijvoorbeeld: een kast van €1000 die 10 jaar meegaat → €100 per jaar opgeven.
• Overweeg wanneer automatisering nuttig is: als handmatig bijhouden te veel tijd kost, rommelig wordt of als er personeel in dienst is.

7. belasting en ondernemende activiteiten

• Een stichting of vereniging zonder ondernemende activiteiten betaalt geen belasting (m.u.v. soms btw).
• Ondernemende activiteiten zijn bijvoorbeeld de verkoop van producten of diensten.

8. Werkvormen voor administratie

• Excel is een laagdrempelige en toegankelijke manier om de administratie bij te houden.
• Bij bijvoorbeeld 50 of meer boekingen per maand kan een boekhoudprogramma handig zijn om overzicht te behouden en fouten te voorkomen.

9. Overige tips

• Facturen moeten duidelijk zijn over btw (inclusief of exclusief) en projecten moeten hun projectnaam vermelden.
• Overleg met de boekhouder over de indeling van kosten, afgestemd op fonds- of subsidieaanvraag, zodat afrekeningen soepel verlopen.
• Publiceer de jaarrekening op de website voor transparantie richting donateurs, gevers en nieuwe bestuursleden.

Door deze tips het hele jaar door te volgen, houd je de financiële administratie netjes, transparant en overzichtelijk, en voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar.